OUTLOOK


Le maîtriser, gagner du temps


et s'organiser

 

(Spécial cadres)


Durée : 3 jours

3 jours (21 heures)

Prix : 1350 €


Outil d'organisation et de communication, Outlook contribue fortement à notre efficacité individuelle et collective. Pourtant, ce logiciel est souvent mal exploité. En effet, Outlook recèle de fonctionnalités très utiles et souvent méconnues : gestion automatique des messages, agenda, contacts, tâches, dossiers publics… Cette formation vous permettra d'acquérir la maîtrise de ces outils.


Version 2007 (accessible 2003) ou en version 2010. 



 

Toute personne souhaitant maîtriser

les fonctions avancées d'Outlook.

Etre initié à l'utilisation d'un micro-ordinateur et d'avoir une première pratique de la messagerie électronique.

Organiser et automatiser la gestion de ses messages. Maîtriser l'envoi et la réception des pièces jointes. Gérer son agenda, ses contacts.

 Partager des ressources collectives.


Renforcer son efficacité personnelle et collective. Mieux s'organiser et mieux communiquer au quotidien.

Tour d'horizon complet permettant de maîtriser les fonctions avancées d'Outlook. Des outils concrets d'organisation et de partage d'informations pour s'entraîner. Le formateur donne des conseils sur les bonnes pratiques de la messagerie : un complément utile aux apports techniques.


Une clé USB contenant les exercices, cas pratiques

et exemples remise à chaque participant.


 

Le programme de la formation


 

1 Personnaliser Outlook

 

   Paramétrer les options de sa messagerie et du calendrier.

   Personnaliser l'affichage des différents modules :

   tris, regroupements, sélecteur de champs.

   Gérer ses favoris.

 

2 Gérer ses messages, organiser le classement

   et l'archivage

 

   Trier et filtrer ses messages.

   Créer des modèles de messages réutilisables.

   Collecter rapidement une information : les boutons de vote.

   Gérer ses mails pendant son absence.

   Filtrer automatiquement le courrier indésirable (Spam).

   Nettoyer sa boîte à lettres.

   Organiser le classement de ses mails dans des fichiers

   de données Outlook.

   Créer des règles pour automatiser le classement.

   Paramétrer l'archivage automatique

 

3 Maîtriser la gestion des pièces jointes et des liens

 

   Identifier les principaux formats.

   Compresser pour optimiser l'envoi de fichiers lourds (zip).

   Protéger ses fichiers joints : la solution Acrobat (pdf).

   Adresser des liens hypertextes.

   Réviser en ligne un document : le suivi des modifications.

 

4 Gérer son carnet d'adresses

 

   Créer ses propres contacts et listes de distribution.

   Regrouper ses contacts par catégorie.

   Échanger des cartes de visite.

   Importer et exporter un groupe de contacts.

   Opérer un publipostage de ses contacts.

 

5 Planifier et organiser ses activités

 

   Créer des rendez-vous et événements ponctuels.

   Planifier des éléments périodiques.

   Transformer un mail en tâche ou en rendez-vous.

   Organiser et suivre ses tâches.

   Intégrer des rappels automatiques.

   Se créer des "pense-bêtes" : les notes.

 

6 Organiser le travail collaboratif

 

   Partager des agendas, des contacts.

   Définir les autorisations d'accès.

   Organiser des réunions : inviter les participants,

   gérer les modifications, les annulations.

   Utiliser un agenda de groupe.

   Déléguer et suivre des tâches.

   Créer un dossier de partage : les dossiers publics.

   Mettre à disposition des ressources communes.


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